【入庫とは?】倉庫事業者と上手く連携する3つのポイント | はぴロジ

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【入庫とは?】倉庫事業者と上手く連携する3つのポイント

 

 

EC物流は、入荷から出荷にいたるまであらゆる作業が発生します。事業を効率的に進めるなら、倉庫事業者に物流をアウトソーシングすると良いでしょう。その際は、倉庫事業者との連絡体制を整えてうまく連携を図ることが重要です。

 

ここでは、物流業務における入庫とは何か、連携を図る上で気をつけておくべきことなどを解説していきます。

 

 

 

【入庫とは】商品を発注してから保管されるまでの流れ

 

 

入庫は、商品が倉庫にわたってから行われる重要な作業です。商品を発注してから倉庫に保管されるまでの流れをふまえ、説明しましょう。

【EC事業者】発注業務

EC物流では、倉庫の在庫を一定数確保しておき、その在庫数をECサイトへ反映します。そのため、EC事業者は、在庫が少なくなってきたタイミングで商品を発注する必要があります。

 

あらかじめEC事業者が定めておいた在庫の規定数をもとに、必要に応じて倉庫からEC事業者へ連絡が入るため、それに応じてメーカーや卸売業者に対して発注を行い、倉庫へ納品する流れです。

 

発注タイミングが遅れたり、実在庫数の把握ができていなかったりすると機会損失につながることもあるため、倉庫との連携が重要です。

 

発注が完了したあとは、EC事業者から委託先の倉庫事業者へ商品が届く旨の連絡をして、スムーズな引き継ぎを行います。

【倉庫事業者】入荷(入庫)~保管

倉庫事業者が商品を発注してから保管されるまでの流れを4つの段階に分けて解説します。

1.入荷

商品発注後、倉庫事業者は最初に入荷作業を行います。入荷は、卸売業者に発注した商品が倉庫に届くことを指します。そのため、届いて受け取った時点で完了したことになります。

2.検品

商品を入荷する段階で、検品も必要です。伝票をもとにして、商品の数量と種類に誤りがないかをチェックする作業です。ハンディターミナルという端末を活用してバーコードを読み取り、検品ミスを防いでいる事業者も多いです。

 

ただし、商品の種類によって検品の方法は異なります。

 

アパレルやアクセサリーなどの商品は目視での検品も行われます。商品の種類や数量だけでなく、不良品が混じっていないかどうかチェックするためです。電化製品などの場合には動作確認が行われることもあります。

 

ほかにも、商品によってピース検品やケース検品、時計などの精密機器に特化した検品が行われています。

3.入庫

検品後は、商品を倉庫内の指定の場所へ保管する作業が必要です。これを入庫といい、あらかじめ決められている保管場所に商品を運びます。

 

実店舗の場合は、入荷した商品を倉庫に保管せずに店頭にすぐ陳列することも多いですが、EC事業では在庫データに計上して、システム上に反映させます。これにより、ECサイト上のデータも更新され、消費者が購入できるようになります。

4.保管

検品済みの商品は倉庫に保管して管理されます。保管というとただ置いておくだけのように思われがちですが、商品によっては保管方法も大事です。特にアパレル商品や食品類などは、品質が落ちないように、適切な環境で保管しなければなりません。温度や湿度の管理が必要になることもあります。

 

 

 

倉庫との連携で気を付けるべきポイント

 

 

入庫の際は、倉庫事業者とうまく連携することで、効率よく入庫作業を行えます。倉庫事業者との連携で、気をつけるべきポイントについて見ていきましょう。

入荷(入庫)予定連絡は適切に行う

EC事業者は委託先の倉庫事業者に対して、商品が「いつ」届くのか、その数量は「どのくらい」なのか適切に伝えておく必要があります。商品の数量などによって、必要な人員数が異なるためです。事前に正確な情報が分かっていないと、作業に無駄な時間が発生してしまうことがあります。

 

そのような情報が事前に分かっていれば、円滑に入庫作業ができるようになります。

商材について詳しく伝えておく

入庫作業で人的ミスが起こることがよくあります。例えば、棚卸差異です。システム上の在庫数と実在庫数が合わないことは、キャッシュフローの悪化や生産性の低下にもつながってしまいます。また、在庫管理システム上に登録する商品名を間違える可能性もあります。入庫作業での人的ミスを減らす対策がEC事業者側でも必要です。

 

棚卸差異が起こる原因についてはこちらの記事でも詳しく説明しています。

 

 

倉庫業者にとって最も大切なのは、倉庫のロケーションを最適化することです。ロケーションとは、商品の種類ごとに決められた保管場所のことです。出荷頻度の高い商品を作業しやすい場所に保管し、そうでない商品は奥の方に保管することで、作業効率も上がるでしょう。

 

そのため、EC事業者は人気商品など出荷頻度や回転率の高い商材について、しっかりと共有しておくことが大切です。商品のバリエーションなどについても伝えておくと良いでしょう。

管理システムを連携させる

倉庫事業者が在庫について把握していますが、EC事業者側でも在庫データを正しく管理する必要があります。

 

もし在庫データが正しく管理されていないと、余剰在庫の発生や品切れなどの原因になるためです。在庫データが正確でないと、会計管理にもミスが生じることもあります。

 

倉庫側で使用している在庫管理システムや倉庫管理システムと連携させるのが良いでしょう。倉庫側で商品を入庫したら、そのデータがEC事業者側にもすばやく反映されるようになります。EC事業者側でも在庫データを最新に保つことができて、余剰在庫や品切れを防止できるでしょう。

 

 

 

入庫後、スムーズに出荷を進めるには

 

 

出荷作業を行う際、倉庫側に対して出荷指示を丁寧に行うことが重要です。出荷指示に不備があると、誤出荷の原因になってしまいます。会社の信頼を落とさないためにも、ミスは極力防止しなければなりません。

 

そのためには、商品を納期別や顧客別などに分類しておいた上で、出荷指示を出すなどの方法を採ると良いでしょう。

 

スケジュールに余裕を持たせることも重要です。ギリギリのスケジュールだと、確認を怠ったり、作業の質が下がったりするおそれがあります。

 

あわせて、出荷後は出荷データの入力をすばやく行いましょう。入力を済ませればシステム上に反映されるため、全体の進捗状況の管理もしやすくなります。

 

 

そのほか、倉庫管理や業務を効率化する方法として、「はぴロジ」のフルフィルメントサービスもご活用いただけます。

 

はぴロジはEC事業者様の商材やエリアに応じた最適な倉庫の紹介が可能です。全国に拠点があるため、倉庫にも足を運びやすく、迅速なコミュニケーションが可能です。

 

また、自動出荷システム「HAPILOGI ASIMS」があらゆるECカート・ECモール・受注管理システムと在庫管理システムの媒介となります。複数倉庫と連携する際に手間なのがデータ連携ですが、「HAPILOGI ASIMS」なら自動、もしくは簡単な操作で完了できます。

 

また、配送先に応じて近い方の倉庫へ自動的に出荷指示を出すなど、きめ細かな対応が可能になります。配送リードタイムの短縮やコストカットにもつながるでしょう。

 

EC事業の効率化を考えるなら、ぜひはぴロジにお問い合わせください。

 

 

 

 

 

まとめ

 

入庫とは、単に倉庫に商品を入れるだけでなく、在庫データの計上や検品なども含む作業です。入庫をスムーズにミスなく行わないと、余剰在庫や品切れの原因になってしまいます。そのため、情報共有とシステム連携を徹底しておきましょう。

 

質の高い物流を実現するなら、はぴロジのフルフィルメントサービスがおすすめです。きめ細かなコミュニケーションが可能な倉庫事業者様と提携できるほか、自動出荷が可能なHAPILOGI ASIMSの導入が可能です。

 

 

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