EC事業を成長させたいと思っても、商品開発や販売戦略、広告や顧客満足度など、課題は多くあります。そこで、注目されているのが一元管理システムです。
一元管理システムの導入を検討しているなら、具体的な機能やメリット、デメリットについて知っておくと良いでしょう。今回は、EC事業を効率化できる「一元管理システム」について詳しく説明していきます。
ECにおける「一元管理システム」とは
ECサイトを運営するうえで、受注情報や在庫情報など、さまざまな情報を管理しなければなりません。一元管理システムは、そのような情報を一括で管理できるシステムです。
複数のモールに出店していると、各モールの管理画面や自社のECシステムを利用して商品を販売することになります。モールごとで確認作業を行ったり、手作業で運用したりしていると、業務が煩雑になってしまうでしょう。作業ミスの発生や、販売機会の損失につながってしまうかもしれません。
一元管理システムがあれば、このような作業をひとつにまとめられるため、工数を削減できるほか、作業の最適化ができます。
そのため、多店舗運営をしている場合には一元管理システムが欠かせません。
一元管理システムの主な機能
一元管理システムの主な機能について見ていきましょう。
受注管理
ECサイト上で受けた注文を管理画面で確認して処理するのが受注管理です。
複数のECサイトを運営していても、ひとつの画面でデータを管理できます。ECサイトごとに画面を切り替える必要はありません。
また、システムの種類によっては、受注ステータスを分けることも可能です。その場合には、どの注文が入金待ちなのか、発送待ちの注文はどれなのか、ひと目で把握できます。
在庫管理
倉庫にどの商品がいくつあるのか把握しておくのが在庫管理です。商品が売れれば、その分だけ在庫が減り、逆に入荷すれば増えます。売れた商品の分をほかの店舗から補充することもあるでしょう。
一元管理システムの在庫管理機能では、常に増減する在庫数を正確に表示できます。適正在庫を維持するのにも役立ちます。
出荷作業
出荷作業を行う際には、あらかじめピッキングリストを作成しなければなりません。一元管理システムでは、このピッキングリストを配送データに基づいて自動で作成し、管理ができます。
また、システムによっては、配送データを送り状作成ソフトに連携できるものもあります。
商品登録
ECサイトへ新しい商品の情報を登録するとき、複数モールを運営していると、それぞれの管理画面で「商品情報」「商品画像」「カテゴリー」の登録を行わなければなりません。地道な作業となり、多くの工数がかかっていることも多いでしょう。
この作業も一元管理システムを使って行えます。複数のECサイトで販売したい場合でも、一元管理システムに商品情報を入力するだけで一括登録が可能です。
また、複数のECサイトで販売中の商品の情報を一括変更することもできます。価格変更などがあった際にも効率的に行えて便利です。
メール管理・送信
一元管理システムでは顧客に送信するメールも一括で管理できます。
受注したら注文確認メールを送り、発送が完了したら発送連絡メールを送るなど、何らかのアクションをもとに必要なメールを送信できます。
ECサイト分析
一元管理システムの中には、分析機能が備わっているものもあります。
分析機能を活用すれば、各ECサイトの売上管理や顧客分析なども可能です。売上があまり伸びないECサイトがあれば、その原因を突き止めるのに役立ちます。
分析データをもとに、販売戦略にもつなげることもできるでしょう。
一元管理システムのメリット
一元管理システムを導入することで次のようなメリットがあります。
作業が効率化する
一元管理システムがあれば、作業時間を大幅に削減できるのがひとつのメリットです。これまで、複数の画面を切り替えながら受注管理や在庫管理をしていた場合でも、一元管理システムならひとつの画面で行えます。
また、作業時間が少なくて済むということは、スタッフも少数で済むということです。多人数のスタッフを雇っていると、それだけ人件費がかさむでしょう。その点、少人数での運営ができるようになれば、人件費の削減にもつながります。
人的ミスを軽減できる
人が作業を行う場合には、注意することでミスを減らすことはできますが、完全にゼロにすることはできません。人が行う以上は、いくら注意深く作業しても一定数のミスは起きてしまうものです。
その点、一元管理システムを導入すれば、人が行う作業を減らせるため、人的ミスを防止することができます。
手作業でミスが出ている場合や、担当者同士の報連相が上手くいかないなどの課題がある場合は、一元管理システムの導入で解決できる可能性が高いといえます。
リアルタイムなデータを共有できる
一元管理システムを導入していない場合は、各担当者が別々にデータを管理しているでしょう。適切なデータが共有されていないことで、業務効率が悪くなっていることもあるかもしれません。
一元管理システムを導入すれば、データが自動で更新され、リアルタイムな情報を維持できます。共有したデータを活用することで、これまでよりも正確な業務をこなせるようになるでしょう。
一元管理システムを導入する際のポイント
一元管理システムの導入には、ある程度のコストがかかります。見合った効果を得るためには、自社で定着させられるかどうかも検討しておく必要があるでしょう。
ここでは、自社にあった一元管理システムを導入し、効果を得るためのポイントについて紹介します。
どの範囲をシステム化するか決める
物流業務の中には、システム化しやすいことと、しづらいことがあります。業務によっては、システム化で効率化を図る一方で、サービスの質が損なわれてしまうこともあるかもしれません。その点をよく考慮した上で、どこまでシステム化するのか検討する必要があります。
検討してみた結果、システム化するのが受注管理のみや在庫管理のみにすることもあるでしょう。その場合には範囲に適した物流システムを選択することが重要です。
物流システムの選び方について詳しくはこちらをご覧ください。
費用対効果で比較する
導入するシステムを比較する際には、導入後に得られる効果とコストのバランスを確認する基準を設けることが必要です。効果がコストを上回るようなら導入を決めると良いでしょう。
業務フローの変更が必要になる
一元管理システムを導入すると、これまでの管理方法や運営体制に大きく影響を与えます。一部の工程がなくなったり、手順が変更になったりするなど、既存の業務フローをそのまま適用できなくなることがあります。
そのため、一元管理システムを活用したやり方に合わせて、最適な業務フローを考えることが重要です。
また、社内で定着しなければ導入の効果は得られません。システムの利便性を理解し、全ての担当者へ浸透させるためのフォローが必要です。導入の目的や効果などを伝えたうえで、操作方法や手順を詳しく周知しておきましょう。マニュアルの作成も効果的です。
サポート体制を確認する
一元管理システムを導入した後に、操作方法が分からずサポートが必要になることも多いです。急なトラブルが起こると作業全体に影響があるため、システム会社のサポート体制が充実しているかどうかも重要な要素です。
電話でのサポートだけでなく、メッセージアプリでのサポートに対応していると便利です。対応可能時間が自社に適しているかどうかも確認しましょう。
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複数倉庫それぞれの在庫もリアルタイムで把握でき、配送先から近い拠点へ自動で出荷指示を出すことが可能です。同梱などの細かい要望にもシステム内で対応できるので、物流全体の最適化も実現できるでしょう。
まとめ
一元管理システムを導入することで、EC運営を大幅に効率化できて、人的ミスも防止できます。データを活用することで、マーケティングにも役立てられるでしょう。
導入する際には、効率化とサービスの質のバランスを考えて、システム化する範囲をよく検討して選ぶことが大切です。また、サポート体制などについても忘れずにチェックしておきましょう。